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GPS Fahrzeugortung

Mit GPS Fahrzeugortung perfekt organisieren, lenken, leiten und überwachen

Eine moderne GPS Fahrzeugortung eröffnet zahlreiche Möglichkeiten der Rationalisierung und ist besonders für folgende Branchen geeignet:

Service und Instandhaltung

Auch die Service- und Instandhaltungsbranche kann sehr von der flexiblen GPS Fahrzeugortung profitieren. Der zu jeder Zeit verfügbare Überblick über den augenblicklichen Standort Ihrer Service- und Instandhaltungsfahrzeuge erleichtert Ihnen Ihre Einsatzplanung. Sie können Ihre Kunden immer zeitnah und unter optimaler Auslastung Ihres Fahrzeugbestandes versorgen und bedienen. Das GPS Ortungssystem hilft Ihnen auch bei der gesamten Organisation Ihres Tagesablaufes, insbesondere durch ein enormes Einsparungspotenzial an Formularen, welche Sie ansonsten ausfüllen müssten. So werden auch Ihre Mitarbeiter von lästigen Büro- und Schreibarbeiten entlastet und können ihre eigentlichen Aufgaben besser und wirtschaftlicher erfüllen. Dies bedeutet für Sie insgesamt weniger Aufwand und hilft Ihnen, Kosten einzusparen.

Baugewerbe

Gerade für Unternehmen im Baugewerbe ist es wichtig, genau zu wissen, an welchem Ort sich die Einsatzfahrzeuge befinden. Ein genauer Überblick über den momentanen Standort aller zu Ihrem Unternehmen gehörenden Baufahrzeuge erleichtert Ihnen eine wirtschaftliche Planung und ermöglicht Ihnen einen optimalen Einsatz Ihres gesamten Fahrzeugbestandes. Sie können von Ihrem zentralen Leitstand sämtliche Aktivitäten und Bewegungen Ihrer Baufahrzeuge sehen und ganz nach Ihren Erfordernissen lenken und steuern.

GPS Technik im Fahrzeug

Einsatzfahrzeuge des Fernverkehrs und Speditionsfahrzeuge profitieren vom GPS-System. Dies erhöht den Wirkungsgrad in Ihrem Geschäft bezüglich optimaler Auslastung Ihres gesamten Fahrzeugbestandes in erheblichem Maße. Das Ergebnis bedeutet für Sie mehr Optimierung für Ihr Tagesgeschäft.

Express- und Kurierdienste Express- und Kurierdienste bedienen sich ebenfalls des GPS-Systems. Das GPS Tracking System ermöglicht durch zeitnahe und umfangreiche Informationen genaue Aussagen über Lieferungen und Ankunftszeiten an Ihre Kunden. Ihre Kunden wissen das zu schätzen und werden Sie weiterempfehlen.

Außerdem können Sie durch eine GPS Ortung jederzeit sämtliche momentanen Standorte Ihres gesamten Fahrzeugbestandes kurzfristig abfragen und feststellen. Dies verhilft Ihnen zu jeder Tageszeit zu einem umfassenden Überblick.

Wissenswertes

Das GPS-System basiert auf mehreren Satelliten, die jeweils auf stationären Umlaufbahnen um die Erde kreisen. Diese Umlaufbahnen sind jedoch bezogen auf die Erdkugel segmentartig in sechs Segmenten so angeordnet, dass die gedachten Kreisflächen aus den Umlaufbahnen immer durch den Erdmittelpunkt gehen. Die Umlaufgeschwindigkeiten der Satelliten sind dabei so eingestellt, dass die jeweiligen durch die Umlaufgeschwindigkeiten entstehenden Fliehkräfte und die jeweils entgegengesetzt wirkende Erdanziehungskraft sich genau die Waage halten.

Das Prinzip der Ortsbestimmung auf der Erdoberfläche beruht auf der Messung der Zeitdauer von ausgesendeten Funksignalen, welche die Satelliten ununterbrochen aussenden. Diese Funksignale können an jedem Ort auf der Erde von in Fahrzeugen installierten GPS-Geräten empfangen werden.

Funksignale bewegen sich mit der höchstmöglichen Geschwindigkeit, die masselose Teilchen einnehmen können, nämlich mit Lichtgeschwindigkeit, welche im Vakuum 300.000 km/sec beträgt. Die Messung der Zeitdauer der Funksignale erfolgt mit hochgenauen Atomuhren, mit welchen die Satelliten ausgestattet sind. Die Zeitmessung muss mit der höchstmöglichen Genauigkeit erfolgen, denn schon geringe Abweichungen in der Zeitmessung verursachen zu hohe Abweichungen in der Positionsbestimmung auf der Erde.

Es sind jedoch immer mehrere Signalmessungen von verschiedenen Satelliten, welche sich auf unterschiedlichen Bahnebenen um die Erde bewegen, erforderlich.

Wenn ein Empfangsgerät auf der Erde die Funksignale von drei Satelliten empfängt, so kann die Positionsbestimmung vereinfacht ausgedrückt durch ein Erstellen von rechnerischen Verbindungslinien vom Empfangsgerät zum jeweiligen Satelliten aufgefasst werden.

Der Schnittpunkt der drei rechnerisch ermittelten Verbindungslinien wird durch Triangulation ermittelt. Unter Mathematikern ist dieses Verfahren besser unter dem Namen Sinussatz bekannt. Der Sinussatz ist anwendbar für alle schiefwinkligen und auch rechtwinkligen Dreiecke und lautet prinzipiell wie folgt:

(Länge Seite a)/(Länge Seite b)=[sin(gegenüberliegender Winkel von a)]/[sin(gegenüberliegender Winkel von b])

Besonders wenn mehrere Fahrzeuge von einer Zentrale aus überwacht und gelenkt werden sollen, wie dies beispielsweise bei einem Taxiunternehmen der Fall ist, muss in der Zentrale jedes zum Unternehmen gehörende Fahrzeug auf einem Monitor eindeutig identifizierbar sein. Dies geschieht am besten durch Einpflegen der einzelnen Kennzeichen. Der diensthabende Leiter in der Zentrale ist dann jederzeit in der Lage, ein ganz bestimmtes Fahrzeug anzusprechen, welches sich gerade am nächsten am gewünschten Zielort befindet.

Jedes gute GPS-Empfangsgerät kann zumindest so erweitert werden, dass auch das Führen eines elektronischen Fahrtenbuches möglich ist. Dies kann beispielsweise bei einem Logistikunternehmen oder einer Spedition der Fall sein. Die gefahrenen Strecken werden dann elektronisch aufgezeichnet und gespeichert. Zur Dokumentation muss dann der jeweilige Fahrer durch manuelle Eingabe lediglich noch ein paar Ergänzungen eintragen. Dies bedeutet jedoch nur noch eine Formalität.

Anwendungsgebiete

Rettungsdienste sind darauf angewiesen, möglichst schnell an Einsatz- oder Unfallorten anzukommen. Auch für die jeweilige Einsatzzentrale von Rettungsdiensten wird die Arbeit mithilfe von GPS-Systemen vereinfacht und rationalisiert. Sie kann immer gerade die Rettungsfahrzeuge zu Einsatz- oder Unfallorten schicken, welche diesen gerade am nächsten sind.

Für Personentransporte ist es besonders wichtig, dass sie immer pünktlich an jedem vereinbarten Zielort ankommen. GPS-Systeme unterstützen durch umfangreiche Serviceleistungen dieses wichtige Ziel und sorgen so für Kundenzufriedenheit und ordnungsgemäße Tagesabläufe. Pünktlichkeit ist im Geschäft für Personentransporte ein wesentlicher Parameter, welchem absoluten Vorrang einzuräumen ist. Mit der entsprechenden GPS-Technik kann auch ein hohes Verkehrsaufkommen umfahren werden. Somit garantieren Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Für den Außendienst kann sich voll und ganz auf das GPS-System verlassen werden. Das Fahrzeug kann jederzeit geortet werden wodurch jedes gewünschte und angesteuerte Ziel schnell und sicher erreich werden kann. Mit GPS Fahrzeugortung sind Sie immer zur rechten Zeit am richtigen Ort.

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Notwendigkeit von mehreren Satelliten

Auch wenn bereits ein einzelner Satellit die Entfernung bis zum Empfänger durch Zeitmessung sehr genau bestimmen kann, würde dies alleine zur genauen Ortsbestimmung nicht ausreichen.

Als Modellvorstellung mag hier ein Vergleich mit einem Zirkel dienen. So wie ein Zirkel mit einem fest eingestellten Radius einen geschlossenen Kreis erzeugt, würde auch die gemessene Entfernung von einem Satelliten theoretisch unendlich viele Ortsbestimmungen auf der Erde erlauben. Diese möglichen Positionen könnten sich alle auf einem Kreis befinden und hätten alle den momentan gleichen Abstand vom Satelliten zum Empfänger des GPS-Signals.

Erst die zeitlich parallelen Entfernungsmessungen von vier Satelliten auf verschiedenen Bahnebenen um die Erde machen eine genau Schnittpunkts- und damit Positionsbestimmung auf der Erde möglich. Mithilfe von drei Satelliten wird die jeweilige Position des Empfängers ermittelt. Ein vierter Satellit ist zur Berücksichtigung einer Zeitkorrektur notwendig, welche sich aus den unterschiedlichen Entfernungen der gerade sendenden Satelliten ergibt.

Das GPS-System arbeitet mit 24 bis 30 Satelliten, welche auf sechs Bahnebenen etwa gleichmäßig verteilt in ca. 20.200 km Höhe die Erde umkreisen.

Bahngeschwindigkeiten der Satelliten

Die Satelliten kreisen in einer Höhe von etwa 20.200 km Höhe um die Erde. Damit diese Höhe immer konstant eingehalten wird, muss die Erdanziehungskraft in 20.200 km Höhe und die entstehende Fliehkraft eines jeden Satelliten, der sich in der Höhe von 20.200 km bewegt, genau gleich sein.

Dies führt zu folgender Überlegung:

F(Schwerkraft) = m(Satellit)*g(h)

m(Satellit) = Masse eines Satelliten in kg

g(h) = Erdbeschleunigung in Höhe h (20.200 km)

g(h) = g(0)*(1+h/R)(-2)
g(0) = Erdbeschleunigung an der Erdoberfläche (9,81 m/s2)
R = Erdradius (6370 km)
g(h) = 9,81*(1+20.200/6370)(-2)
g(h) = 0,56385 m/s2
FFliehkraft) = m(Satellit)*v2/h
FSchwerkraft) = FFliehkraft)
v2 = h*g(h)
v = √(h*g(h))
v = √(20.200*103*0,56385)
v = 3.374,9 m/s
v = 3,37 km/s
Die Satelliten bewegen sich in einer Höhe von 20.200 km mit der beachtlichen Geschwindigkeit von 3,37 km/s um ihre jeweilige Umlaufbahn um die Erde.
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Sicht- und Funkkontakt zu den Satelliten

Die Funksignale der aussendenden Satelliten können auf der Erde nur dann empfangen werden, wenn ihnen auf dem Weg zur Erde keine materiellen Hindernisse im Wege stehen.

Daher ist eine GPS Fahrzeugortung nur dann möglich, wenn über einem gerade empfangenden GPS-Gerät gleich mehrere Satelliten eine direkte Übertragung der ausgesendeten Funksignale erlauben. Daher müssen die Satelliten gleichmäßig im Raum um die Erde verteilt positioniert werden.

Diese gleichmäßige Verteilung gilt sowohl für die Satelliten, welche sich auf der gleichen Umlaufbahn um die Erde befinden als auch für alle anderen Satelliten. Alle sechs Bahnebenen um die Erde müssen daher gleichmäßig mit umkreisenden Satelliten versorgt werden. Nur so ist gewährleistet, dass zu jeder Tages- und Nachtzeit und zu jeder momentanen Stellung der Erdrotation auch immer ein Empfang der Funksignale von mehreren Satelliten aus unterschiedlichen Bahnebenen möglich ist.

Zu beachtende Störfaktoren

Die Funksignale von Satelliten sind auf ihrem Weg zur Erde einer Reihe von Störfaktoren ausgesetzt, welche bei den Umrechnungen in Positionsbestimmungen auf der Erde berücksichtigt werden müssen.
Aus der großen Höhe von 20.200 km müssen die Funksignale mehrere Schichten der Erdatmosphäre durchdringen.

Im Einzelnen sind dies:

  • Exosphäre
    Die Exosphäre ist die oberste Schicht der Erdatmosphäre, an welcher praktisch ein fließender Übergang zum luftleeren Weltall erfolgt. Die Exosphäre beginnt bei etwa 500 km Höhe
  • Thermosphäre
    Die Thermosphäre liegt etwa in 120 km Höhe.
  • Mesosphäre
    In ca. 80 km Höhe befindet sich die Mesosphäre.
  • Stratosphäre
    Etwa 50 km über der Erde befindet sich die Stratosphäre.
  • Troposphäre
    Die Troposphäre ist die der Erde am nächsten gelegene Schicht der Atmosphäre und beginnt bei etwa 15 km.

Beim Durchlaufen der von den Satelliten ausgesendeten Funksignale durch die verschiedenen Schichten der Erdatmosphäre kann es durch Ablenkungseffekte zu Fehlern in der Positionsbestimmung kommen.

Fehler durch Gravitationseffekte

Die großen Entfernungen von den Satelliten bis zur Erdoberfläche verursachen durch relativistische Effekte ein veränderliches Schwerefeld der Erde. Dies wiederum beeinflusst die hochgenauen Atomuhren, welche sich an Bord der Satelliten befinden. Diese laufen in der großen Höhe schneller, als wenn sie sich auf der Erde befinden würden.

Auch dieser Effekt muss durch Rechenoperationen in den GPS-Empfängern berücksichtigt und korrigiert werden.

Fahrzeug orten, Auto finden GPS

Ein mit GPS ausgestattetes Auto kann sowohl für den betreffenden Fahrer selbst von Vorteil sein als auch für Nutzer von anderen Fahrzeugen. Außerdem kann ein Auto mit GPS jederzeit von einer festen Leitstelle schnell geortet werden. Dies kommt besonders dann zum Tragen, wenn es sich beispielsweise um ein Rettungsfahrzeug handelt, das von einer Leitstelle aus möglichst schnell zu einem Unfallort beordert werden soll.

Fazit

Die GPS Fahrzeugortung mit rund um die Erde rotierenden Satelliten, welche sich in sechs Segmentebenen gleichmäßig um die Erde bewegen, ist eine große Errungenschaft der Menschheit. Doch nicht nur für die GPS Fahrzeugortung an Land ist das GPS-System einsetzbar, sondern jeder beliebige Punkt auf der Erde kann mit einem GPS-Empfänger genau positioniert und eindeutig geometrisch bestimmt werden.

Dies bedeutet, dass auch Schiffe, die sämtliche Weltmeere befahren, sich dieses moderne Ortungssystem zunutze machen können. Dies ist besonders nachts und bei bedecktem Himmel von Bedeutung, wenn mangels ausreichender Sicht keinerlei Orientierung nach den Sternen mehr möglich ist.

Die Genauigkeit der Positionierung beträgt wenige Meter und wird durch rechnerische Berücksichtigung von zahlreichen Unsicherheitsfaktoren erst möglich gemacht.

Durch die komfortable GPS Funktionsweise und den bedienungsfreundlichen Empfangsgeräten bedeutet der flächenmäßige Einsatz mit GPS-Navigation für jeden Nutzer eine spürbare Erleichterung. So gehört beispielsweise das umständliche Suchen auf Stadtplänen nach bestimmten Straßen der Vergangenheit an.

Empfangsgeräte für GPS-Signale der NavComm GmbH haben sich nicht nur durch ihre besondere Zuverlässigkeit eine große Beliebtheit erworben, sondern gewinnen durch zahlreiche Zusatzfunktionen, welche die Flexibilität dieser Systeme noch einmal erheblich steigern, eine besondere Attraktivität.

Egal in welcher Branche Sie auch tätig sind, sprechen Sie uns jederzeit an. Wir finden auch für Ihre speziellen Herausforderungen eine adäquate Lösung.

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Elektronisches Fahrtenbuch

Elektronisches Fahrtenbuch

Wer beruflich viel unterwegs ist, sollte über seine Fahrten unbedingt Buch führen. Nehmen Sie ein dienstliches Fahrzeug für private Fahrten her, wird Steuer fällig. Andersherum erhalten Sie für dienstliche Fahrten mit Ihrem eigenen Pkw Geld zurück. Deshalb möchte das Finanzamt eine detaillierte Aufstellung darüber haben, welche Fahrten privat und welche beruflich veranlasst waren. Doch nicht jede berufliche Fahrt ist automatisch für das Finanzamt relevant. Denn der tägliche Weg von Ihrer Wohnung zur Arbeit fällt unter keine gesonderte steuerliche Berücksichtigung. Diese Fahrtkosten können Sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen – daher macht das Führen eines Fahrtenbuchs nur dann Sinn, wenn Sie darüber hinaus viele Wege beruflich mit dem Auto zurücklegen. Das ist etwa der Fall, wenn Sie als Außendienstmitarbeiter zu verschiedenen Kunden fahren, oder als leitender Angestellter unterschiedliche Filialen Ihres Arbeitgebers besuchen.

Waren früher Fahrtenbücher noch kleine Heftchen, in denen jeweils nach der Fahrt sorgfältig der Kilometerstand dokumentiert wurde, gibt es heute für diesen Bereich elektronische Lösungen. Doch wie genau ist die Funktionsweise des elektronischen Fahrtenbuchs und worauf sollten Sie bei der Anschaffung achten?

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Es gibt viele unterschiedliche Geräte, die eine elektronische Erfassung der Fahrten ermöglichen. Im Grunde sind die Funktionen jedoch fast identisch. Ein elektronisches Fahrtenbuch verfügt über ein Ortungssystem, in den allermeisten Fällen über GPS, um den aktuellen Standort des Fahrzeugs zu ermitteln. Während einer Fahrt werden dann die Bewegungsdaten ermittelt und die jeweilige Fahrtstrecke berechnet. Diese Daten werden elektronisch aufbereitet und online über einen Server gespeichert. Zu einem elektronischen Fahrtenbuch gehört auch eine spezielle Software, mit der Sie im Anschluss an eine Fahrt festlegen können, ob es sich bei der Fahrt um eine berufliche oder privat veranlasste Fahrt gehandelt hat. In einigen Fällen kann auch eine Mischfahrt vorliegen; diese ist dann eine Fahrt, die sich nicht ausschließlich einer der beiden Kategorien zuordnen lassen kann. Bei einigen Modellen müssen Sie noch jeweils – wie bei einem papierhaften Fahrtenbuch – den Gesamtkilometerzähler des Fahrzeugs nach der Fahrt eintragen. Das soll dem Finanzamt erleichtern, mögliche „Lücken“ im Fahrtenbuch zu erkennen.

Das elektronische Fahrtenbuch bietet im Gegensatz zur papierhaften Variante den Vorteil, dass Sie nichts vergessen können. Viele Geräte erinnern Sie nach jeder Fahrt daran, noch den Zweck der Reise und andere erforderliche Angaben zu dokumentieren. Mit Stift und Papier ist das nicht immer ganz so leicht. In der Praxis ist es oft so, dass Sie von einem Termin zum nächsten eilen. Oft empfindet man das Eintragen der ganzen Angaben als zusätzliche Belastung, die man lieber aufschieben möchte. Doch hierin liegt das Problem: Nach ein paar weiteren Fahrten wissen Sie oft nicht mehr genau, welche Kilometer wann zurückgelegt wurden. Gerade, wenn Sie am Tag zu mehrfach zu verschiedenen Zwecken unterwegs sind, können Sie schon nach wenigen Tagen durcheinanderkommen und einzelne Fahrten nicht mehr korrekt zuordnen. Sobald jedoch im Fahrtenbuch eine Lücke entsteht, erkennt das Finanzamt mit der nächsten Prüfung womöglich Ihre Unterlagen nicht an. In diesem Fall wird die 1-%-Regelung zur Berechnung der Steuer angesetzt, die später in diesem Artikel näher erläutert wird. Doch in den meisten Fällen zahlen Sie mit dieser Regelung mehr Steuern.

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Flottenmanagement und elektronisches Fahrtenbuch als App

Mit der richtigen Technik an Bord brauchen Sie sich nicht länger um die Führung eines Fahrtenbuchs zu kümmern. Unsere Software übernimmt alles Nötige für Sie! Lehnen Sie sich zurück und konzentrieren Sie sich nur noch auf das Wesentliche. Mit unseren mobilen Lösungen für das elektronischen Fahrtenbuch können Sie die rechtlichen Anforderungen mit Leichtigkeit erfüllen. Unsere verschiedenen Blackbox-Modelle unterstützen Sie und falls vorhanden Ihren gesamten Fuhrpark dabei, jeden Tag ein Stück effizienter zu werden. Dabei ist es egal, ob es Ihnen lediglich um eine reine Fahrzeugortung zur Dokumentation Ihres elektronischen Fahrtenbuchs geht, oder Sie mit hochmodernen Anwendungen eine Fahrstilanalyse durchführen möchten: Mit unseren Lösungen stehen Ihnen alle Möglichkeiten zur Verfügung. Dabei zeichnen sich alle Modelle durch eine hohe Qualität sowie eine herausragende Anwenderfreundlichkeit aus. Der Datenschutz ist uns dabei ein wichtiges Anliegen, weshalb unsere Geräte sowohl auf Hardware- wie auch Softwareebene mit marktführenden Schutzmechanismen ausgestattet sind.

Unser Flottenmanagement und elektronisches Fahrtenbuch als App erhalten Sie unter dem Namen Webfleet. Hier vereinen wir eine leichte und intuitive Bedienbarkeit mit einem breiten Spektrum an Möglichkeiten und Funktionen. Mit dieser Lösung können Sie Ihre Fahrzeuge sowohl in Echtzeit als auch über die Cloud steuern. Sie können so jederzeit sehen, wo sich die Fahrzeuge befinden. Diese Funktionen stellt unser elektronisches Fahrtenbuch kostenlos zur Verfügung. Dabei unterstützt unsere fortschrittliche Software verschiedene Kartenanwendungen wie Google Maps, Google Street View oder Google Satellite. Dadurch werden Sie auch aktiv auf der Strecke unterstützt: Sobald sich die Verkehrslage ändert, erhalten Sie eine Benachrichtigung und können eine gute Entscheidung treffen. Auch eine nachträgliche Analyse sämtlicher relevanter Daten ist via Webfleet möglich. Außerdem werden Sie schon bei der Planung Ihrer Routen unterstützt: Sie können sämtliche Variablen wie Abfahrts- oder Ankunftszeit sowie den Verkehr anpassen und so Ihren Bedürfnissen und Gegebenheiten vor Ort anpassen. Mit diesem Werkzeug heben Sie Ihr Flottenmanagement sowie das elektronische Fahrtenbuch über App auf ein neues Level!

Elektronisches Fahrtenbuch und Finanzamt

Damit das elektronische Fahrtenbuch vom Fiskus anerkannt werden kann, muss es einige Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört, dass vorgeschriebene Angaben zwingend erfasst und dokumentiert werden müssen. Dazu gehören insbesondere der Kilometerstand des Fahrzeugs bei Fahrtbeginn und -ende, das Reiseziel sowie der Reisezweck. Außerdem kann es nicht schaden, von der Kommentarfunktion Gebrauch zu machen, besonders wenn eine kurze Erläuterung die Angaben schlüssiger macht. So kann es sein, dass Sie auf dem Weg zum Kunden von einem Stau auf der Autobahn erfahren. Also nehmen Sie einen etwas längeren Umweg, durch den Sie aber deutlich Zeit sparen. Die Finanzämter erkennen jedoch ohne nähere Erläuterung den zusätzlich entstandenen Weg möglicherweise nicht an; daher sollten Sie den Grund für den Umweg kurz erwähnen. Beim Reisezweck sollten Sie ebenfalls kurz angeben, um welchen Geschäftspartner oder Kunden es sich gehandelt hat. So kann das Finanzamt auch diese Angabe besser nachvollziehen. Zudem sollten Sie beachten, dass diese Angaben „zeitnah“ erfasst werden müssen. Einige Finanzämter haben elektronische Fahrtenbücher nicht anerkannt, weil diese lediglich die zurückgelegten Kilometer erfasst haben, nicht jedoch den Anlass der Fahrt.

„Zeitnah“ bedeutet in diesem Kontext auch, dass ein elektronisches Fahrtenbuch keine nachträglichen Änderungen zulässt, oder diese zumindest dokumentiert. Manche Systeme erfassen daher automatisch eine private Fahrt, sofern kein anderer Anlass manuell erfasst wurde. Das kann zwar dazu führen, dass ein paar private Fahrten zu viel erfasst werden – doch dafür bleiben im Gegenzug die gesamten Aufzeichnungen „finanzrechtlich“ auf der sicheren Seite. Sollte der Fiskus das Fahrtenbuch nicht anerkennen, wird die zu zahlende Steuer nach der sogenannten 1-%-Methode (auch „Listenpreismethode“ genannt) ermittelt. Dabei wird der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs bei Neuanschaffung zur Grundlage genommen. Ein Prozent dieses Betrags wird dann fiktiv zu Ihrem monatlichen Gehalt hinzugerechnet, was eine erhöhte Lohnsteuer zufolge hat. Diesen Differenzbetrag zur bereits gezahlten Lohnsteuer müssen Sie dann dem Finanzamt nachzahlen. Es ist keine Frage: Ein elektronisches Fahrtenbuch und Finanzamt können ein gutes Team bilden. Die erforderlichen Daten stellt ein elektronisches Fahrtenbuch kostenlos zur Verfügung.

Elektronisches Fahrtenbuch und Datenschutz

So nützlich die Möglichkeiten auch sind, Daten über den Standort oder den Fahrstil zu erfassen und elektronisch aufzuarbeiten: Der Datenschutz ist in diesem Bereich ein dringendes Thema. Denn gerade beim Einsatz von GPS-Systemen kann es schnell zu Konflikten mit dem Datenschutz kommen. Deswegen ist das elektronische Fahrtenbuch und Datenschutz ein bedeutender Aspekt. Sie müssen beim Einsatz von Systemen zur Fahrzeugortung darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter davon in Kenntnis gesetzt werden. Dazu müssen Sie eine umfassende Aufklärung über Funktionsweise und Umfang der Technik des elektronischen Fahrtenbuchs durchführen. Sollten Sie dies vermeiden oder ungenügend durchführen, kann es schnell zu rechtlichen Problemen und Unstimmigkeiten kommen. Ein wichtiger Teilbereich in dieser Frage stellt die Erfassung personenbezogener Daten dar – denn diese dürfen am Arbeitsplatz nicht erfasst werden. Deswegen müssen Sie bei der Dokumentation der erfassten Daten darauf achten, dass diese nicht einem Fahrer eindeutig zugeordnet werden können.

Als Arbeitgeber stellen Sie sich womöglich die Frage, inwieweit ein elektronisches Fahrtenbuch und Datenschutz zusammenpassen. Oder anders ausgedrückt: Dürfen Sie überhaupt die Fahrten deiner Mitarbeiter mit einem System über GPS erfassen, verarbeiten – und somit „überwachen“? Auf diesem Gebiet können wir Sie beruhigen: Sämtliche Systeme der NavComm GmbH optimieren nicht nur Ihre Prozesse in Verbindung mit Ihrem Fuhrpark, sondern erfüllen auch die gesetzlichen Anforderungen für den Datenschutz. Denn zum Zweck der Verbesserung von Prozessen und der Fahrzeugsicherheit haben Sie das Recht, Ortungssysteme einzusetzen. Durch unsere hohen technischen Anforderungen sind unsere Geräte mit zuverlässigen und sicheren Mechanismen ausgestattet, die einen Zugriff sowohl über die Software als auch über die Hardware erschweren bis unmöglich machen. Dadurch sind Ihre Daten auch vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt. Mit unseren technischen Lösungen sind Sie somit auf der sicheren Seite, was ein elektronisches Fahrtenbuch mit Datenschutz betrifft.

Elektronisches Fahrtenbuch im Test

Natürlich zeigt sich der Nutzen jedes Systems erst in der Praxis. Denn nur, wenn Sie einen neuen Prozess oder eine neue Software in Ihrem Unternehmen erproben, können Sie feststellen, ob sich die Umsetzung bei Ihnen auch wirklich lohnt. Viele Unternehmen haben bereits ein elektronisches Fahrtenbuch im Test und zur Probe eingesetzt. Dabei hat sich schnell herausgestellt, dass das elektronische Fahrtenbuch deutliche Steuervorteile bieten kann. Bei korrekter Anwendung ist sichergestellt, dass ein lückenloses elektronisches Fahrtenbuch auch vom Finanzamt anerkannt wird. Darauf wurde ja bereits eingegangen. Die Erfahrung zeigt, dass die elektronischen Fahrtenbücher der NavComm GmbH vom Fiskus anerkannt werden, und Sie somit steuerliche Vorteile spielend leicht geltend machen können.

Außerdem holen Sie so eine maximale Zeitersparnis gegenüber einem papierhaften Fahrtenbuch heraus, da Sie nicht jede Fahrt manuell mit einem Stift erfassen müssen. Viele elektronische Fahrtenbücher fragen nach jeder Fahrt, ob Sie betrieblich oder privat unterwegs waren und bei Bedarf können Sie noch zusätzliche Angaben machen. Einige Fahrtenbücher erfassen nach einiger Zeit automatisch eine Privatfahrt, sodass Sie auf jeden Fall keinen Eintrag vergessen können.

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch? Die Handhabung von elektronischen Fahrtenbüchern hat sich als besonders einfach erwiesen. Dank der simplen Hardware, bei der es sich gegebenenfalls auch nur um einen Stecker handelt, der in den OBD II-Steckplatz des Fahrzeugs eingesteckt wird und anschließend die gefahrenen Kilometer mitschreibt. So unterlaufen Ihnen auch weniger Fehler bei der Zusammenrechnung von Kilometerständen und Fahrstrecken. Denn oft kann es bei der papierhaften Erfassung vorkommen, dass Ihnen Rechenfehler unterlaufen sowie Daten oft erst nach Tagen oder sogar Wochen eingetragen werden – wenn Sie sich schon gar nicht mehr richtig daran erinnern können, welche Fahrt Sie eigentlich wofür getätigt haben und was das Ziel der Reise war. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen, die mehrere Fahrzeuge im Fuhrpark unterhalten, kann sich ein elektronisches Fahrtenbuch deutlich lohnen. Denn durch die alternative 1-%-Regelung verschenken Sie in den meisten Fällen echte steuerliche Vorteile. Ein elektronisches Fahrtenbuch im Test hat gezeigt, dass die elektronischen Fahrtenbücher der NavComm GmbH einfach in der Handhabung und gleichzeitig sehr effizient in der Nutzung sind.

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Fazit

Wenn Sie ein Dienstfahrzeug haben, das Sie privat nutzen (oder einen privaten Pkw für dienstliche Reisen verwenden), sollten Sie unbedingt über das Führen eines Fahrtenbuchs nachdenken. Dabei bietet Ihnen das elektronische Fahrtenbuch gegenüber der klassischen Variante deutliche Vorteile: Sie können keine Eintragungen vergessen, die Berechnungen erfolgen voll automatisiert und die Fahrtenbücher werden vom Finanzamt ebenso anerkannt. Sie sparen sich damit also deutlich wertvolle Zeit, die Sie sinnvoll in andere Tätigkeiten investieren können. Außerdem stellt Ihnen ein elektronisches Fahrtenbuch kostenlos weitere Dienste zur Verfügung.

Es gibt jedoch Unterschiede in der Bedienung, daher sollten Sie unbedingt vorab vergleichen. Die Geräte der NavComm GmbH sind bekannt für eine intuitive Bedienung und zuverlässige Handhabung. Gerade als Firmeninhaber gibt es einige Dinge in Bezug auf den Datenschutz zu beachten. So sollten Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt über die Aufzeichnung der Daten in Kenntnis setzen sowie keine personenbezogenen Daten speichern. Doch wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, steht einer erfolgreichen Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuchs nichts mehr im Weg!

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