Betriebsfahrt

Betriebsfahrt

Unter einer Betriebsfahrt versteht man jede Fahrt, die aus geschäftlichen Gründen durchgeführt wird. Darunter fallen eine große Vielzahl von Fahrten, beispielsweise Fahrten von Außendienstmitarbeitern zu Kunden oder auch Fahrten von Geschäftsführern zu Geschäftspartnern. Aufgrund gesetzlicher Regelungen fordert das Finanzamt die Erfassung vorgeschriebener Angaben bei jeder betrieblich bedingten Fahrt. Diese werden in der Regel in einem Fahrtenbuch dokumentiert.

ABGRENZUNG ZU ANDEREN FAHRTEN

Es ist wichtig, eine klare Grenze von betrieblichen und privat bedingten Fahrten sowie dem Arbeitsweg zu definieren. Was private Fahrten sind, sollte allgemein bekannt sein – private Besorgungen, Freizeitaktivitäten oder das Fahren der Kinder in die Schule fallen beispielsweise unter die private Fahrt. Auch der tägliche Weg in die Arbeit ist vom Gesetzgeber als Arbeitsweg definiert – und fällt somit nicht unter die Regelungen der Betriebsfahrt.
Viele Betriebe stellen ihren Mitarbeitern für Betriebsfahrten einen Dienstwagen zur Verfügung. In einigen Fällen steht ein Fuhrpark bereit, den sich die Mitarbeiter teilen und über ein Kalendersystem selbst buchen. Bei Angestellten, die sehr viel unterwegs sind, bietet sich in der Regel ein fester Dienstwagen für diese Person an. In diesem Fall darf der Wagen in den allermeisten Fällen auch privat genutzt werden – was auch steuerlich Berücksichtigung findet. Deswegen gilt entweder die pauschale sogenannte „1-Prozent-Regelung“ (auch Listenpreismethode genannt), bei der 1 Prozent vom Bruttolistenpreis des Wagens zum monatlichen Gehalt dazu gerechnet und entsprechend versteuert wird. Die Führung eines Fahrtenbuchs ist die zwar etwas aufwändigere, im Zweifelsfall aber auch steuerlich günstigere Methode der Versteuerung.

WAS MUSS IM FAHRTENBUCH ERFASST WERDEN?

Entscheiden Sie sich für die Variante mit dem Fahrtenbuch, sind hier bestimmt Regeln zu beachten, damit das Finanzamt die zurückgelegten Kilometer als Betriebsfahrten anerkennt. Dazu gehören das Datum, die Uhrzeit sowie Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft, der Grund der Fahrt sowie eine (grobe) Angabe der gewählten Route.

VORTEILE DES ELEKTRONISCHEN FAHRTENBUCHS

Die Zeiten, in denen mühsam eine Tabelle per Hand umständlich im Auto ausgefüllt werden musste, sind natürlich längst vorbei. Moderne Alternativen bieten eine elektronische Erfassung der betrieblichen Fahrten. Dadurch erfolgt die Erfassung der Fahrten automatisch und Sie können nichts mehr vergessen. Außerdem sind die Angaben der Fahrten auf diesem Weg sicher aufbewahrt und werden selbstverständlich auch vom Finanzamt anerkannt.