Elektronisches Fahrtenbuch

Wer beruflich viel unterwegs ist, sollte über seine Fahrten unbedingt Buch führen. Nehmen Sie ein dienstliches Fahrzeug für private Fahrten her, wird Steuer fällig. Andersherum erhalten Sie für dienstliche Fahrten mit Ihrem eigenen Pkw Geld zurück. Deshalb möchte das Finanzamt eine detaillierte Aufstellung darüber haben, welche Fahrten privat und welche beruflich veranlasst waren. Doch nicht jede berufliche Fahrt ist automatisch für das Finanzamt relevant. Denn der tägliche Weg von Ihrer Wohnung zur Arbeit fällt unter keine gesonderte steuerliche Berücksichtigung. Diese Fahrtkosten können Sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen – daher macht das Führen eines Fahrtenbuchs nur dann Sinn, wenn Sie darüber hinaus viele Wege beruflich mit dem Auto zurücklegen. Das ist etwa der Fall, wenn Sie als Außendienstmitarbeiter zu verschiedenen Kunden fahren, oder als leitender Angestellter unterschiedliche Filialen Ihres Arbeitgebers besuchen.

Waren früher Fahrtenbücher noch kleine Heftchen, in denen jeweils nach der Fahrt sorgfältig der Kilometerstand dokumentiert wurde, gibt es heute für diesen Bereich elektronische Lösungen. Doch wie genau ist die Funktionsweise des elektronischen Fahrtenbuchs und worauf sollten Sie bei der Anschaffung achten?

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Es gibt viele unterschiedliche Geräte, die eine elektronische Erfassung der Fahrten ermöglichen. Im Grunde sind die Funktionen jedoch fast identisch. Ein elektronisches Fahrtenbuch verfügt über ein Ortungssystem, in den allermeisten Fällen über GPS, um den aktuellen Standort des Fahrzeugs zu ermitteln. Während einer Fahrt werden dann die Bewegungsdaten ermittelt und die jeweilige Fahrtstrecke berechnet. Diese Daten werden elektronisch aufbereitet und online über einen Server gespeichert. Zu einem elektronischen Fahrtenbuch gehört auch eine spezielle Software, mit der Sie im Anschluss an eine Fahrt festlegen können, ob es sich bei der Fahrt um eine berufliche oder privat veranlasste Fahrt gehandelt hat. In einigen Fällen kann auch eine Mischfahrt vorliegen; diese ist dann eine Fahrt, die sich nicht ausschließlich einer der beiden Kategorien zuordnen lassen kann. Bei einigen Modellen müssen Sie noch jeweils – wie bei einem papierhaften Fahrtenbuch – den Gesamtkilometerzähler des Fahrzeugs nach der Fahrt eintragen. Das soll dem Finanzamt erleichtern, mögliche „Lücken“ im Fahrtenbuch zu erkennen.

Das elektronische Fahrtenbuch bietet im Gegensatz zur papierhaften Variante den Vorteil, dass Sie nichts vergessen können. Viele Geräte erinnern Sie nach jeder Fahrt daran, noch den Zweck der Reise und andere erforderliche Angaben zu dokumentieren. Mit Stift und Papier ist das nicht immer ganz so leicht. In der Praxis ist es oft so, dass Sie von einem Termin zum nächsten eilen. Oft empfindet man das Eintragen der ganzen Angaben als zusätzliche Belastung, die man lieber aufschieben möchte. Doch hierin liegt das Problem: Nach ein paar weiteren Fahrten wissen Sie oft nicht mehr genau, welche Kilometer wann zurückgelegt wurden. Gerade, wenn Sie am Tag zu mehrfach zu verschiedenen Zwecken unterwegs sind, können Sie schon nach wenigen Tagen durcheinanderkommen und einzelne Fahrten nicht mehr korrekt zuordnen. Sobald jedoch im Fahrtenbuch eine Lücke entsteht, erkennt das Finanzamt mit der nächsten Prüfung womöglich Ihre Unterlagen nicht an. In diesem Fall wird die 1-%-Regelung zur Berechnung der Steuer angesetzt, die später in diesem Artikel näher erläutert wird. Doch in den meisten Fällen zahlen Sie mit dieser Regelung mehr Steuern.

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Flottenmanagement und elektronisches Fahrtenbuch als App

Mit der richtigen Technik an Bord brauchen Sie sich nicht länger um die Führung eines Fahrtenbuchs zu kümmern. Unsere Software übernimmt alles Nötige für Sie! Lehnen Sie sich zurück und konzentrieren Sie sich nur noch auf das Wesentliche. Mit unseren mobilen Lösungen für das elektronischen Fahrtenbuch können Sie die rechtlichen Anforderungen mit Leichtigkeit erfüllen. Unsere verschiedenen Blackbox-Modelle unterstützen Sie und falls vorhanden Ihren gesamten Fuhrpark dabei, jeden Tag ein Stück effizienter zu werden. Dabei ist es egal, ob es Ihnen lediglich um eine reine Fahrzeugortung zur Dokumentation Ihres elektronischen Fahrtenbuchs geht, oder Sie mit hochmodernen Anwendungen eine Fahrstilanalyse durchführen möchten: Mit unseren Lösungen stehen Ihnen alle Möglichkeiten zur Verfügung. Dabei zeichnen sich alle Modelle durch eine hohe Qualität sowie eine herausragende Anwenderfreundlichkeit aus. Der Datenschutz ist uns dabei ein wichtiges Anliegen, weshalb unsere Geräte sowohl auf Hardware- wie auch Softwareebene mit marktführenden Schutzmechanismen ausgestattet sind.

Unser Flottenmanagement und elektronisches Fahrtenbuch als App erhalten Sie unter dem Namen WEBFLEET. Hier vereinen wir eine leichte und intuitive Bedienbarkeit mit einem breiten Spektrum an Möglichkeiten und Funktionen. Mit dieser Lösung können Sie Ihre Fahrzeuge sowohl in Echtzeit als auch über die Cloud steuern. Sie können so jederzeit sehen, wo sich die Fahrzeuge befinden. Diese Funktionen stellt unser elektronisches Fahrtenbuch kostenlos zur Verfügung. Dabei unterstützt unsere fortschrittliche Software verschiedene Kartenanwendungen wie Google Maps, Google Street View oder Google Satellite. Dadurch werden Sie auch aktiv auf der Strecke unterstützt: Sobald sich die Verkehrslage ändert, erhalten Sie eine Benachrichtigung und können eine gute Entscheidung treffen. Auch eine nachträgliche Analyse sämtlicher relevanter Daten ist via WEBFLEET möglich. Außerdem werden Sie schon bei der Planung Ihrer Routen unterstützt: Sie können sämtliche Variablen wie Abfahrts- oder Ankunftszeit sowie den Verkehr anpassen und so Ihren Bedürfnissen und Gegebenheiten vor Ort anpassen. Mit diesem Werkzeug heben Sie Ihr Flottenmanagement sowie das elektronische Fahrtenbuch über App auf ein neues Level!

Elektronisches Fahrtenbuch und Finanzamt

Damit das elektronische Fahrtenbuch vom Fiskus anerkannt werden kann, muss es einige Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört, dass vorgeschriebene Angaben zwingend erfasst und dokumentiert werden müssen. Dazu gehören insbesondere der Kilometerstand des Fahrzeugs bei Fahrtbeginn und -ende, das Reiseziel sowie der Reisezweck. Außerdem kann es nicht schaden, von der Kommentarfunktion Gebrauch zu machen, besonders wenn eine kurze Erläuterung die Angaben schlüssiger macht. So kann es sein, dass Sie auf dem Weg zum Kunden von einem Stau auf der Autobahn erfahren. Also nehmen Sie einen etwas längeren Umweg, durch den Sie aber deutlich Zeit sparen. Die Finanzämter erkennen jedoch ohne nähere Erläuterung den zusätzlich entstandenen Weg möglicherweise nicht an; daher sollten Sie den Grund für den Umweg kurz erwähnen. Beim Reisezweck sollten Sie ebenfalls kurz angeben, um welchen Geschäftspartner oder Kunden es sich gehandelt hat. So kann das Finanzamt auch diese Angabe besser nachvollziehen. Zudem sollten Sie beachten, dass diese Angaben „zeitnah“ erfasst werden müssen. Einige Finanzämter haben elektronische Fahrtenbücher nicht anerkannt, weil diese lediglich die zurückgelegten Kilometer erfasst haben, nicht jedoch den Anlass der Fahrt.

„Zeitnah“ bedeutet in diesem Kontext auch, dass ein elektronisches Fahrtenbuch keine nachträglichen Änderungen zulässt, oder diese zumindest dokumentiert. Manche Systeme erfassen daher automatisch eine private Fahrt, sofern kein anderer Anlass manuell erfasst wurde. Das kann zwar dazu führen, dass ein paar private Fahrten zu viel erfasst werden – doch dafür bleiben im Gegenzug die gesamten Aufzeichnungen „finanzrechtlich“ auf der sicheren Seite. Sollte der Fiskus das Fahrtenbuch nicht anerkennen, wird die zu zahlende Steuer nach der sogenannten 1-%-Methode (auch „Listenpreismethode“ genannt) ermittelt. Dabei wird der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs bei Neuanschaffung zur Grundlage genommen. Ein Prozent dieses Betrags wird dann fiktiv zu Ihrem monatlichen Gehalt hinzugerechnet, was eine erhöhte Lohnsteuer zufolge hat. Diesen Differenzbetrag zur bereits gezahlten Lohnsteuer müssen Sie dann dem Finanzamt nachzahlen. Es ist keine Frage: Ein elektronisches Fahrtenbuch und Finanzamt können ein gutes Team bilden. Die erforderlichen Daten stellt ein elektronisches Fahrtenbuch kostenlos zur Verfügung.

Elektronisches Fahrtenbuch und Datenschutz

So nützlich die Möglichkeiten auch sind, Daten über den Standort oder den Fahrstil zu erfassen und elektronisch aufzuarbeiten: Der Datenschutz ist in diesem Bereich ein dringendes Thema. Denn gerade beim Einsatz von GPS-Systemen kann es schnell zu Konflikten mit dem Datenschutz kommen. Deswegen ist das elektronische Fahrtenbuch und Datenschutz ein bedeutender Aspekt. Sie müssen beim Einsatz von Systemen zur Fahrzeugortung darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter davon in Kenntnis gesetzt werden. Dazu müssen Sie eine umfassende Aufklärung über Funktionsweise und Umfang der Technik des elektronischen Fahrtenbuchs durchführen. Sollten Sie dies vermeiden oder ungenügend durchführen, kann es schnell zu rechtlichen Problemen und Unstimmigkeiten kommen. Ein wichtiger Teilbereich in dieser Frage stellt die Erfassung personenbezogener Daten dar – denn diese dürfen am Arbeitsplatz nicht erfasst werden. Deswegen müssen Sie bei der Dokumentation der erfassten Daten darauf achten, dass diese nicht einem Fahrer eindeutig zugeordnet werden können.

Als Arbeitgeber stellen Sie sich womöglich die Frage, inwieweit ein elektronisches Fahrtenbuch und Datenschutz zusammenpassen. Oder anders ausgedrückt: Dürfen Sie überhaupt die Fahrten deiner Mitarbeiter mit einem System über GPS erfassen, verarbeiten – und somit „überwachen“? Auf diesem Gebiet können wir Sie beruhigen: Sämtliche Systeme der NavComm GmbH optimieren nicht nur Ihre Prozesse in Verbindung mit Ihrem Fuhrpark, sondern erfüllen auch die gesetzlichen Anforderungen für den Datenschutz. Denn zum Zweck der Verbesserung von Prozessen und der Fahrzeugsicherheit haben Sie das Recht, Ortungssysteme einzusetzen. Durch unsere hohen technischen Anforderungen sind unsere Geräte mit zuverlässigen und sicheren Mechanismen ausgestattet, die einen Zugriff sowohl über die Software als auch über die Hardware erschweren bis unmöglich machen. Dadurch sind Ihre Daten auch vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt. Mit unseren technischen Lösungen sind Sie somit auf der sicheren Seite, was ein elektronisches Fahrtenbuch mit Datenschutz betrifft.

Elektronisches Fahrtenbuch im Test

Natürlich zeigt sich der Nutzen jedes Systems erst in der Praxis. Denn nur, wenn Sie einen neuen Prozess oder eine neue Software in Ihrem Unternehmen erproben, können Sie feststellen, ob sich die Umsetzung bei Ihnen auch wirklich lohnt. Viele Unternehmen haben bereits ein elektronisches Fahrtenbuch im Test und zur Probe eingesetzt. Dabei hat sich schnell herausgestellt, dass das elektronische Fahrtenbuch deutliche Steuervorteile bieten kann. Bei korrekter Anwendung ist sichergestellt, dass ein lückenloses elektronisches Fahrtenbuch auch vom Finanzamt anerkannt wird. Darauf wurde ja bereits eingegangen. Die Erfahrung zeigt, dass die elektronischen Fahrtenbücher der NavComm GmbH vom Fiskus anerkannt werden, und Sie somit steuerliche Vorteile spielend leicht geltend machen können.

Außerdem holen Sie so eine maximale Zeitersparnis gegenüber einem papierhaften Fahrtenbuch heraus, da Sie nicht jede Fahrt manuell mit einem Stift erfassen müssen. Viele elektronische Fahrtenbücher fragen nach jeder Fahrt, ob Sie betrieblich oder privat unterwegs waren und bei Bedarf können Sie noch zusätzliche Angaben machen. Einige Fahrtenbücher erfassen nach einiger Zeit automatisch eine Privatfahrt, sodass Sie auf jeden Fall keinen Eintrag vergessen können.

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch? Die Handhabung von elektronischen Fahrtenbüchern hat sich als besonders einfach erwiesen. Dank der simplen Hardware, bei der es sich gegebenenfalls auch nur um einen Stecker handelt, der in den OBD II-Steckplatz des Fahrzeugs eingesteckt wird und anschließend die gefahrenen Kilometer mitschreibt. So unterlaufen Ihnen auch weniger Fehler bei der Zusammenrechnung von Kilometerständen und Fahrstrecken. Denn oft kann es bei der papierhaften Erfassung vorkommen, dass Ihnen Rechenfehler unterlaufen sowie Daten oft erst nach Tagen oder sogar Wochen eingetragen werden – wenn Sie sich schon gar nicht mehr richtig daran erinnern können, welche Fahrt Sie eigentlich wofür getätigt haben und was das Ziel der Reise war. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen, die mehrere Fahrzeuge im Fuhrpark unterhalten, kann sich ein elektronisches Fahrtenbuch deutlich lohnen. Denn durch die alternative 1-%-Regelung verschenken Sie in den meisten Fällen echte steuerliche Vorteile. Ein elektronisches Fahrtenbuch im Test hat gezeigt, dass die elektronischen Fahrtenbücher der NavComm GmbH einfach in der Handhabung und gleichzeitig sehr effizient in der Nutzung sind.

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Fazit

Wenn Sie ein Dienstfahrzeug haben, das Sie privat nutzen (oder einen privaten Pkw für dienstliche Reisen verwenden), sollten Sie unbedingt über das Führen eines Fahrtenbuchs nachdenken. Dabei bietet Ihnen das elektronische Fahrtenbuch gegenüber der klassischen Variante deutliche Vorteile: Sie können keine Eintragungen vergessen, die Berechnungen erfolgen voll automatisiert und die Fahrtenbücher werden vom Finanzamt ebenso anerkannt. Sie sparen sich damit also deutlich wertvolle Zeit, die Sie sinnvoll in andere Tätigkeiten investieren können. Außerdem stellt Ihnen ein elektronisches Fahrtenbuch kostenlos weitere Dienste zur Verfügung.

Es gibt jedoch Unterschiede in der Bedienung, daher sollten Sie unbedingt vorab vergleichen. Die Geräte der NavComm GmbH sind bekannt für eine intuitive Bedienung und zuverlässige Handhabung. Gerade als Firmeninhaber gibt es einige Dinge in Bezug auf den Datenschutz zu beachten. So sollten Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt über die Aufzeichnung der Daten in Kenntnis setzen sowie keine personenbezogenen Daten speichern. Doch wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, steht einer erfolgreichen Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuchs nichts mehr im Weg!

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