Jeder Arbeitnehmer – vom Arbeiter über den Angestellten bis zum Beamten – hat einen festen Arbeitsplatz, und zwar die vertraglich definierte Arbeitsstätte. Sie ist maßgeblich für alle arbeitsrechtlich sowie für die steuerlich relevanten Situationen. Zu denen gehört die Dienstreise.

Sie ist eine vom Arbeitgeber veranlasste berufsbedingte und vorübergehende Abwesenheit von der regelmäßigen, vertraglich definierten Arbeitsstätte. Wird im Homeoffice gearbeitet, dann tritt der eigene Wohnsitz zumindest temporär an die Stelle der Arbeitsstätte.

Was so bürokratisch klingt, das ist in der Praxis ganz einfach. Sobald sich der Arbeitnehmer ab einer bestimmten Entfernung von seiner Arbeitsstätte entfernt, handelt es sich um eine Dienstreise.

Privatwirtschaft vs. öffentlicher Dienst

Während für die Millionen Beschäftigten im öffentlichen Dienst ein eigenes Dienstreiserecht gilt, ist die Regelung in der Privatwirtschaft im Vergleich dazu recht einfach und überschaubar.

  • Der Arbeitgeber muss für eine dienstlich veranlasste Reise denselben Arbeitsschutz sicherstellen wie an der vertraglichen Arbeitsstätte. Das ist die arbeitsrechtliche Seite.
  • Darüber hinaus muss er dem Arbeitnehmer die durch eine Dienstreis entstehenden Mehrkosten vergüten, die gezwungenermaßen gegenüber dem Aufenthalt an der Arbeitsstätte entstehen.
  • An diesem Punkt kommt dann das Steuerrecht ins Spiel, wenn die Leistungen des Arbeitgebers die steuerlichen Freigrenzen und Freibeträge übersteigen.
  • Der Arbeitgeber kann sie einhalten beziehungsweise unterschreiten, er kann sie aber auch überschreiten. In diesem Fall handelt es sich um einen vom Arbeitnehmer selbst zu versteuernden geldwerten Vorteil in Form der Geld- oder Sachleistung.
  • Diesen Freiraum bietet der öffentliche Dienst nicht.

Reisen verursachen Kosten

Der Casus Knacksus bei dienstlichen Reisen sind die Reisekosten. Sie sind die Summe aller Kostenarten, die im direkten sowie mittelbaren Zusammenhang mit dem Reisen stehen und vom Dienstreisenden nachweislich bezahlt beziehungsweise verauslagt werden.

Zu den gängigen Kostenarten gehören Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung sowie Reisenebenkosten. Beispiele dafür sind Taxi- und Eintrittskosten, Pkw-Parkgebühren, Maut- und Fährkosten bis hin zu Kopierkosten im Hotel.

Der Verpflegungsmehraufwand wird als Pauschalbetrag in abgestufter Form und in dieser jeweiligen Höhe steuerfrei gewährt. Wird mehr gezahlt, muss sich der Arbeitnehmer dazu verpflichten, den überschüssigen Betrag selbst zu versteuern.

Dienstliche Reisen ins Ausland, das heißt außerhalb von Deutschland werden von den Kostenarten her so wie Inlandsreisen behandelt. Einzige Ausnahme ist die Verpflegungskostenpauschale. Hier orientiert sich die Privatwirtschaft an den vom Bundesministerium der Finanzen länderspezifisch festgesetzten Pauschbeträgen.

Die NavComm GmbH aus Lüneburg und Webfleet Solutions Sales B.V. als der europaweit führenden Fuhrparkmanager mit Sitz in Leipzig werden tagtäglich mit den vielfältigen Problemen von Pkw und Nutzfahrzeugen, von Dienstfahrten und Dienstreisen im In- und ins Ausland konfrontiert. Für sie ist der Begriff Dienstreise business as usual.

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