Ein gut strukturiertes Fahrtenbuch ist wichtig für berufliche Vielfahrer und Angestellte, die Dienstwagen auch privat nutzen. Die zurückgelegten Strecken werden in Fahrtenkategorien eingeteilt. So ist es möglich, dienstliche und private Fahrten auseinanderzuhalten. Das betrifft Arbeitnehmer und Selbstständige, die das private Fahrzeug für berufliche Fahrten nutzen. Fahrtenbücher können mittlerweile bequem digital geführt werden, ganz ohne lästigen Papierkram.

Die Fahrtenkategorien im Überblick

Jede Fahrt wird einer dieser Fahrtenkategorien zugeordnet:

  • Arbeitsweg
  • Betriebsfahrt
  • Privatfahrt

Die Einteilung hat steuerliche Gründe. Wer von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen erhält und diesen auch privat nutzen darf, profitiert von einem geldwerten Vorteil. Diese Zusatzleistung erhöht den Bruttolohn und muss versteuert werden. Kosten für berufliche Fahrten während der Arbeitszeit und den täglichen Arbeitsweg können in der Steuererklärung im Rahmen der Werbungskosten geltend gemacht werden. Zu den Betriebsfahrten zählen Dienst- und Geschäftsreisen, Kundenbesuche oder Termine mit Lieferanten und anderen Geschäftspartnern.
Der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte wird als Arbeitsweg erfasst. Ausschließlich die Hinfahrt gilt als Arbeitsweg. Dabei kann nur der direkte und kürzeste Weg steuerlich geltend gemacht werden. Staus, Baustellen und ein hohes Verkehrsaufkommen rechtfertigen die Wahl einer längeren, zeitlich kürzeren Route. Private Fahrten dienen, wie der Name schon sagt, rein privaten Zwecken. Viele Arbeitgeber ermöglichen Angestellten die Nutzung des Dienstfahrzeugs in der Freizeit. Die Wegstrecken müssen der Fahrtenkategorie private Fahrt zugeordnet werden.

Wie werden Mischfahrten behandelt?

Es kann vorkommen, dass einzelne Fahrten nicht komplett der betrieblichen oder privaten Fahrtenkategorie zuzuordnen sind. Wer auf dem morgendlichen Weg zur Arbeit einen Umweg fährt, sei es zum Einkaufen oder um die Kinder in Kindergarten oder Schule zu bringen, wird mit dieser Fahrtenkategorie konfrontiert. Das Gleiche gilt, wenn nach dem Geschäftstermin ein Zwischenstopp in der eigenen Wohnung gemacht wird. Die gefahrenen Kilometer müssen auseinander gerechnet und eindeutig den drei Fahrtenkategorien zugeordnet werden, um Streitigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden.

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