Die Begriffe Dienstwagen oder Firmenwagen sind gesetzlich nicht definiert. Typischerweise wird diese steuerrechtliche Bezeichnung im Zusammenhang mit der persönlichen Nutzung eines Firmenfahrzeugs verwendet. Ein Firmenwagen kann ein Wagen mit oder ohne Fahrer (Chauffeur) sein, der Vertretern des Staates (Regierungschefs, Minister) für dienstliche (und private) Zwecke zur Verfügung gestellt wird. Der persönliche Gebrauch sollte in zugänglicher Form festgehalten werden.

Laut Vertrag ist vereinbart, dass ein Firmenwagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben wird. Bei einer Beschädigung des Firmenfahrzeugs kann der Arbeitnehmer zur Kostenerstattung gemäß der Arbeitnehmerhaftungsrichtlinie verpflichtet werden.

Geltung für Unternehmen und die Journal Methode

Die Einstufung eines Firmenfahrzeugs setzt voraus, dass es sich um ein steuerpflichtiges Betriebsvermögen handelt. Ein Pkw kann als Betriebsmittel eingestuft werden, wenn seine betriebliche Nutzung mindestens 10 %, jedoch nicht mehr als 50 % beträgt. Ein Auto ist als Betriebsvermögen zu definieren, wenn der betriebliche Nutzungsanteil 50 % übersteigt. Fahrten zwischen Wohnung und Büro zählen zur betrieblichen Nutzung. Durch den Abgleich von Datensätzen können Nutzungsraten vertrauenswürdig gemacht werden, ohne dass strenge Journal-Anforderungen erfüllt werden müssen.

Typischerweise reicht es aus, wenn der betriebliche Anteil aus Terminkalendern, Kundenrechnungen oder Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten abgeleitet wird. Bei einigen Berufsgruppen (Handelsvertreter, Taxifahrer, Bauarbeiter) wird von einem Betriebsanteil von über 50 % ausgegangen. Die Nutzung eines Sportwagens kann im Einzelfall zu nicht ausschließbaren Bewirtungskosten im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Abs. 7 EStG führen.

Anhand des Fahrtenbuches wird der monetäre Nutzen aus der Überlassung des Eigenbedarfs den tatsächlichen Kosten des Firmenfahrzeugs gegenübergestellt. Zu den faktischen Aufwänden zählen: Abschreibung, Kfz-Steuer, Reparaturkosten, Benzinkosten, Darlehenszinsen, Versicherung und eventuelle Lagerkosten (Garage) des Fahrzeugs (Berechnungsbeispiel: siehe Kilometersatz-Wörterbucheintrag).

Betrieblichen Nutzung

Nutzen Freiberufler, Gewerbetreibende, Personengesellschaften oder Landwirte einen Firmenwagen, besteht das Wahlrecht zur Abrechnung zwischen Listenpreis- und Fahrtenbuchmethode nur dann, wenn mehr als 50 % des Firmenwagens für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Ist der Anteil der kommerziellen Nutzung geringer, sollte der monetäre Nutzen nach der Journal Methode ermittelt werden. Zwischen 2013 und 2022 gibt es zahlreiche Sonderregelungen zur steuerlichen Förderung von Elektrofahrzeugen, sowohl bei der Überlassung von Dienstfahrzeugen an Arbeitnehmer als auch für die private Nutzung von Dienstfahrzeugen.