Ein Poolauto ist ein Firmenfahrzeug, das einer oder mehreren Personen eines Unternehmens zur Verfügung steht. Unter dem Begriff Corporate Carsharing, das mit „Firmenwagen teilen“ übersetzt werden kann, wird deutlich, dass die Nutzung durch mehrere Personen vorgesehen ist.
Die Bezeichnung impliziert, dass es ein Vermögenswert ist, der von jedem in der Organisation genutzt werden kann: „gepoolte Nutzung“.

Bei größeren Organisationen hat es sich als sinnvoll erwiesen, Poolautos für jeweilige Abteilungen zur Verfügung zu stellen, so dass Kosten leicht zugeordnet und lokalisiert werden können.
Um als Poolauto definiert werden zu können, muss das Fahrzeug daher:

  • aufgrund der Beschäftigung für mehr als einen Fahrer verfügbar sein
  • tatsächlich von mehr als einem Fahrer genutzt werden
  • Monats- bzw. Netzkarten für den öffentlichen Personennahverkehr
  • normalerweise nicht über Nacht bei einem Mitarbeiter zu Hause bleiben, außer, es wurde explizit mit dem Arbeitgeber vereinbart.

Versteuerung von Poolfahrzeugen

Ein gewisses Maß an privater Nutzung ist erlaubt, wenn sie nebensächlich für die geschäftliche Nutzung ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn das Auto nach Hause gebracht wird, um einen frühen Start zu einer Geschäftsreise zu ermöglichen.
Bei häufigen Nutzungen dieser Art würde das Fahrzeug jedoch als Firmenwagen oder -transporter behandelt werden, und der geldwerte Vorteil wäre als Firmenwagen zu versteuern.

Erlaubt der Arbeitgeber die private Nutzung eines Poolwagens, muss der geldwerte Vorteil je Nutzer genau ermittelt werden. In diesem Fall wird die private Nutzung steuerlich wie ein Gehaltszusatz behandelt. Dies bedeutet, dass der ermittelte Betrag zur Steuerberechnung dem laufenden Gehalt hinzugerechnet werden muss. Bei der Berechnung des pauschalen Nutzungswerts für Privatnutzungen werden gewöhnlich monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises festgelegt. Für Fahrtweg zwischen Wohnung und Betriebsstätte wird die 0,03 Prozent-Methode zugrunde gelegt. Diese Grundsätze finden sowohl für Dienstfahrzeuge als auch für Poolautos Anwendung.

Abgrenzung zum Dienstfahrzeug

Während ein Poolauto mehreren Mitarbeitern zur Verfügung steht, ist ein Dienstfahrzeug dauerhaft personengebunden. Üblicherweise handelt es sich dabei um Mitarbeiter:innen, die häufige Geschäftsreisen unternehmen oder regelmäßig Kundenbesuche wahrnehmen.

Haftung bei Poolfahrzeugen

Der Halter eines Poolfahrzeugs oder Dienstwagens ist der Arbeitgeber. Die Poolfahrzeuge und Dienstagen sind grundsätzlich vollkaskoversichert. Erfolgt ein Unfall während der Nutzung eines Poolautos oder werden Verkehrsregeln missachtet – wie beispielsweise Fahren über Rot oder mit erhöhter Geschwindigkeit, kann es nach Klärung der Sachlage vorkommen, dass der Fahrer oder die Fahrerin für den Schaden aufkommen muss. Dies ist insbesondere der Fall, wenn grobe Fahrlässigkeit vorliegt.