Bei einer Privatfahrt handelt es sich, wie der Name bereits vorschlägt, um eine Fahrt, die ausschließlich privaten Zwecken dient. Entsprechend darf diese nicht als Dienstfahrt eingetragen werden. Je nach Arbeitgeber ist die Nutzung von Firmenwagen für private Fahrten gestattet oder nicht gestattet. Im positiven Fall muss eine Privatfahrt im Fahrtenbuch explizit als solche benannt werden.

Privatfahrten: Begriffsklärung

Doch wie darf man sich eine private Fahrt in der Praxis nun eigentlich genau vorstellen? Zur Veranschaulichung seien hier einige Beispiele genannt. Fahrten, die keinerlei dienstlichen Zweck erfüllen, sind beispielsweise die Fahrt zum Supermarkt, Bäcker oder Einkaufszentrum aus privaten Gründen. Wird die Pause oder Zeit nach Feierabend für einen Abstecher ins Fitnessstudio, in die Kita, zu Verwandten oder Freunden genutzt, so handelt es sich dabei ebenso um eine private Fahrt, die nicht als Dienstfahrt angerechnet werden darf. Vergleichbares gilt natürlich auch für längere Reisen wie beispielsweise den Wochenendtrip ans Meer oder gar einen mehrwöchigen Urlaub.

Wissenswertes zur ordnungsgemäßen Dokumentation von privaten Fahrten

Eine unverzichtbare Rolle bei der vom Finanzamt vorgegebenen Dokumentation privater Fahrten spielt das sogenannte Fahrtenbuch. Im Rahmen der Firmenwagenversteuerung sind private Fahrten unter einer im Fahrtenbuch eigens hierfür vorgesehenen Kategorie aufzuführen. In der Regel genügt hier die Verzeichnung des jeweiligen Kilometerstands vor und nach der privaten Fahrt.

Eine Ausnahme bildet die sogenannte 1-Prozent-Regelung. Auf diese wird zurückgegriffen, wenn der zu versteuernde Privatanteil ohne Fahrtenbuch ermittelt werden muss. Die Bezeichnung dieser Regelung ist darauf zurückzuführen, dass monatlich grundsätzlich 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Dienstwagens während der Erstzulassung zur Privatnutzung zu versteuern ist.

Besondere Versteuerung von Privatfahrten, Ausnahmefälle etc.

Aus steuerrechtlicher Perspektive zählt die private Nutzung des Dienstwagens zum versteuerungspflichtigen Arbeitslohn. Wird der Einsatz des Firmenwagens zu privaten Zwecken vom Arbeitgeber gestattet, so sind in der Regel alle Fahrten den entsprechenden Kategorien wie Arbeitsweg, Privatfahrt und Betriebsfahrt zuzuordnen.

Oftmals enthält der Arbeitsvertrag jedoch eine Klausel, in der die Nutzung des Dienstwagens für private Zwecke ausdrücklich untersagt wird.

Für Menschen, die sowohl festangestellt als auch selbstständig tätig sind, müssen Fahrten, die im Rahmen der selbstständigen Tätigkeit mit dem Dienstwagen des Arbeitgebers ausgeführt werden, als private Fahrten angegeben werden. Soll diese geltend gemacht werden, so besteht die Möglichkeit, einen entsprechenden Vermerk in dem hierfür vorgesehenen Feld im Fahrtenbuch zu hinterlegen.