Ein professionelles Schlüsselmanagement ist immer dann unverzichtbar, wenn mehrere Fahrzeuge zu verschiedenen Zeiten von immer wieder unterschiedlichen Fahrern benutzt werden.

In dem überschaubaren Handwerksbetrieb mit wenigen Fahrzeugen und Handwerkern ist die Schlüsselverwaltung kein Problem. Der Chef hat es buchstäblich im Kopf, wer zum Tagesbeginn mit welchem Auto das Firmengelände verlässt.

Deutlich anders ist die Situation bei einem größeren bis großen Fuhrpark mit mehreren bis zahlreichen Fahrzeugen und Fahrern. Hier wird die Fluktuation schnell unüberschaubar. Allein schon wegen das schichtweise wechselnden Personals muss die Schlüsselverwaltung perfekt funktionieren und lückenlos dokumentiert werden. Das ist zwar kein Hexenwerk, muss aber dennoch akribisch genau geschehen.

Heutzutage wird in die manuelle sowie in die elektronische Schlüsselverwaltung unterschieden.

Manuelles Schlüsselmanagement

Arbeitsgrundlagen sind digitale Tabellenblätter und Kalender, die allerdings manuell verwaltet werden. Manuell heißt in diesem Sinne von und mit Menschenhand. Damit verbunden sind automatisch mehrere Problemsituationen.

Die Dokumente mit Tabellenblättern und Kalendern lassen sich im Nachhinein mit wenig Aufwand manipulieren. Damit ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit nicht mehr sicher gewährleistet. Ein fehlerbehaftetes Arbeiten im Fuhrpark-Management ist kurz über lang vorprogrammiert.

Gearbeitet wird mit einem einbruchsicheren Behältnis wie Schlüsselschrank oder Schlüsselbox. Dort werden die Schlüssel, bildlich gesprochen, in Reih und Glied an Haken aufgereiht.

Empfehlenswert ist ein elektronischer Schlüsselkasten für den gesamten Fuhrpark. Sind beispielsweise alle Schlüssel in dem elektronischen Schlüsselkasten ordnungsgemäß an- und eingelegt, sucht das System den oder die angeforderten Schlüssel eigenständig heraus. So sind alle Fahrzeugschlüssel für die befugten Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt verfügbar.

Diese Form ist ein Mix aus digitalem Zugriff auf die Schlüsselbox und der anschließenden händischen Entnahme des Autoschlüssels inklusive manueller Dokumentation.

Elektronisch-digitales Schlüsselmanagement

Hier ist sowohl das Verwaltungs- als auch das Buchungssystem digital gesteuert und vollständig automatisiert.

Der Fuhrpark-Manager registriert zunächst alle Flottenfahrzeuge und die infrage kommenden Fahrer. Festgelegt wird auch, welcher Fahrer welche Fahrzeuge buchen darf. Eine vorzeitige Fahrzeugrückgabe wird elektronisch erfasst und ist automatisch online einsehbar. Das ist ein entscheidender Vorteil gegenüber der manuellen Schlüsselverwaltung und spart sowohl Zeit als auch Geld.

Eine weitere Variante ist die dezentrale Lösung mit der Hardware in Schlüssel und Fahrzeug kombiniert mit einer eigenen App. Autoschlüssel und Tankkarte werden im Fahrzeug in einem Schlüssel- und Kartenhalter mit individueller Trackingfunktion hinterlegt. Bei Buchung wird das Fahrzeug direkt vor Fahrtbeginn schlüssellos mit der App über Bluetooth geöffnet und der Schlüssel aus dem Halter entnommen.

Zur Fahrzeugrückgabe geht es umgekehrt. Der Schlüssel wird in die Halterung zurückgesteckt und das Fahrzeug mit per App verschlossen. Voraussetzung zur App-Nutzung ist die Installation eines Telematik-Systems im Auto.