Die richtige Abrechnung von Spesen ist wichtig, um durch Dienstreisen entstandene Mehrkosten erstattet zu bekommen oder steuerlich geltend zu machen. Deshalb ist zunächst wichtig, dass die Spesenabrechnung auf zwei Arten erfolgen kann: Entweder vertraglich geregelt mit dem Arbeitgeber, der dann Beträge erstattet. Oder aber die Spesenabrechnung ist Teil der Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) beziehungsweise der Betriebsausgaben (bei Selbstständigen). Auch die Kenntnis der Pauschalen für den sogenannten Verpflegungsmehraufwand ist wichtig.

Die korrekte Abrechnung von Spesen ermöglicht es Arbeitnehmern, Mehrkosten durch Dienstreisen erstattet zu bekommen. Es ist dabei insgesamt einfacher, wenn dies über den Arbeitgeber läuft, wobei die Erstattungen steuerfrei sind. Jede Ausgabe muss sowohl für die Reisekostenabrechnung als auch für das Finanzamt belegt sein.

Was kommt in die Spesenabrechnung?

Spesen sind im Allgemeinen durch Dienstreisen entstandene Kosten. Darunter fallen beispielsweise Hotel- und Übernachtungskosten, ÖPNV-Tickets am Arbeitsort, Toiletten-, Park- und Mautgebühren, Telefonkosten und einiges mehr. Dabei gilt alles, was im Rahmen der Arbeit stattfindet.

Für die Ernährung gibt es Pauschalen, wobei ab 8 Stunden 12 Euro, ab 24 Stunden 24 Euro und bei Abwesenheit über Nacht 12 Euro angesetzt werden. Ein voller Tag bringt also 24 Euro, zwei Tage und eine Nacht bringen 60 Euro und so weiter.

Die Pauschale wird gekürzt, wenn das Hotel Frühstück oder Mittagessen anbietet und dies in Anspruch genommen wird. Bei Frühstück werden 20 % der für den Tag fälligen Verpflegungspauschale gekürzt, bei Mittagessen 40 %. Wird beides im Hotel gegessen, wird aus einer 24-Stunden-Pauschale von 24 Euro ein Restbetrag von 9,60 Euro. Ferner sind diese Pauschbeträge so nur in Deutschland gültig. Es gibt für andere Länder andere Pauschsätze für Spesen, die in Tabellen des Finanzamtes einsehbar sind.

Für gegebene Trinkgelder gibt es in Regel keinen Beleg. Hier ist ein Eigenbeleg zu erstellen.

Fahrtkosten werden entweder gar nicht (Dienstwagen; Arbeitgeber zahlt ohnehin), per Kilometerpauschale oder per Berechnung der tatsächlichen Kosten. Letzteres ist mitunter aufwendig. Ein Fahrtenbuch ist zu führen.

Spesenabrechnung einreichen – Arbeitgeber oder Finanzamt?

Wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt oder lediglich den Lohn für solche Fälle aufstockt, dann sollten die Reisekostenabrechnungen mit der Steuererklärung eingereicht werden. Sie sind Werbungskosten. Entsprechend lohnt sich hier das Sammeln von Belegen. Das Erstellen von Reisekostenabrechnung zur Beachtung aller Spesen ist umso einfacher, desto besser Ausgaben in Dienstreisen dokumentiert werden.