Das Travel Management, zur Verdeutlichung auch als Business Travel Management bezeichnet, ist derjenige Unternehmensbereich, in dem die Dienst- und Geschäftsreisen der Beschäftigten von A bis Z, von der ersten Buchung bis zur endgültigen Abrechnung abgewickelt werden.

Der dafür zuständige sowie speziell ausgebildete Mitarbeiter trägt die Berufsbezeichnung Travel Manager. Das Travel Management ist kein eigener Ausbildungsberuf. Der VDR, Verband Deutsches Reisemanagement e.V. mit Sitz in Frankfurt am Main, bietet eine Fülle und Vielfalt von Aus-, Fort- und Weiterbildungen für den Bereich Business Travel an.

Von der Reisestelle zum Travel Management

Die eher simple Reisestelle aus dem vergangenen Jahrhundert ist in der heutigen Zeit das Travel Management im Unternehmen. Geleitet wird es von dem kompetenten und erfahrenen, insgesamt versierten Travel Manager.

Von der Unternehmensleitung wird dem Travel Management als Ziel vorgegeben, die Geschäftsreisen höchstmöglich effizient und kostensparend zu organisieren. Dieser Grundsatz steht bei allen Abläufen von der Buchung bis zur Abrechnung im Fokus. Daraus ergibt sich ein ganz natürliches Spannungsfeld zwischen dem Travel Management einerseits und den Beschäftigten auf Geschäftsreise andererseits.

Kernaufgaben des Travel Managements

  • Vertragsverhandlungen mit Geschäftspartnern wie Reisebüro, Hotel, Autovermietung usw.
  • Planung sowie Bereitstellung von mobiler Kommunikation mit allen machbaren Endgeräten
  • Fuhrpark-Management
  • Planung und Organisation von begleitenden Veranstaltungen und Events rund um die Geschäftsreise
  • Optimierung von Reiseabläufen mit Blick auf Zeit, Kosten, Umweltverträglichkeit usw.
  • Erstellung von Reisebestimmungen und Richtlinien in großen Unternehmen und Konzernen
  • Controlling, Kontrolle und Abrechnung der Reisekosten

Von dem qualifizierten und bestenfalls zertifizierten Travel Manager werden fundierte Kenntnisse des bundesdeutschen sowie des internationalen Geschäftsreisemarktes erwartet. Er muss über Managementfähigkeiten sowie vertiefte IT-Kenntnisse verfügen, betriebswirtschaftliche Zusammenhänge kennen, erkennen und analysieren, ein Team führen können und eine oder besser noch mehrere der gängigen Fremdsprachen in Wort und Schrift beherrschen; beispielsweise Englisch und Französisch.

KMUs, also kleinere und mittlere Unternehmen des Mittelstandes entscheiden sich vermehrt zu einem Outsourcing des Travel Managements an externe Dienstleister.

Erfahrungsgemäß ist der Travel Manager zunehmend mehr eine Metapher zwischen der Unternehmensleitung und den geschäftsreisenden Mitarbeitern. Einerseits gilt es die einzelne Geschäftsreise rundum effizient zu gestalten, andererseits darf sich der Dienstreisende nicht geknebelt oder gegängelt fühlen. Die Geschäftsreise muss angemessen bis passend komfortabel bis luxuriös sein, gleichzeitig darf sie nicht überbordend viel kosten. Diesen Spagat lässt sich – erfahrungsgemäß nur – dadurch bewältigen, dass bei den Geschäftspartnern für Unterkunft, Verpflegung oder für den Transfer die Reisedienstleistungen zu den bestmöglichen Konditionen ausgehandelt werden.